När det gäller att delta i projekt och att ansöka om bidrag från EU:s sektorsprogram finns det både möjligheter och utmaningar som man bör vara medveten om. Därför har West Sweden skapat en kortare introduktion till vad det innebär att arbeta med detta verktyg. Nedan följer en mycket kort beskrivning av dels ansökningsförfarandet och dels själva projektarbetet inom sektorsprogrammen.
Ansökan
-
Ansökan kännetecknas av en noggrann och detaljerad projektplanering som skall innehålla alla planerade aktiviteter, samt under vilken del av projektet dessa skall genomföras. I ansökan skall dessutom en detaljerad budget upprättas och vara fördelad mellan partnerna. En annan viktig faktor för ett lyckat projekt är att partnerskapet gemensamt har diskuterat fram den slutliga ansökan. Ett färdigställande av en ansökan kan innebära en stor arbetsinsats över en längre tid. Det är således en resursfråga som måste beaktas.
- Ansökan och idén skall vara kopplad till det aktuella programmets målsättningar. De planerade aktiviteterna i projektet skall bidra till att dessa mål uppfylls, samt att det europeiska mervärdet finns med.
- För att få EU-stöd inom ett sektorsprogram krävs en medfinansiering från samtliga partners. Som medfinansiering räknas förutom rent finansiella medel även arbetstid. Nivån på medfinansiering varierar från program till program, men generellt gäller ca. 50%. Det är därför viktigt att det finns en kommunal/regional ekonomi för ett eventuellt deltagande i projektet. Viktigt är också att säkerställa ekonomin i själv ansökningsförfarandet.
- Att tidigt leta efter tänkta samarbetspartners såväl på hemmaplan som i andra länder är att rekommendera, inte minst utifrån att man gemensamt utformar ansökan (se ovan).
- Handläggningstiden från idé till ansökan till ett godkänt projekt är lång. Det är inte orimligt att räkna med 1 år. Mot denna bakgrund är det viktigt att förutom det som nämnts ovan också finns en framförhållning hos medlemmen.
Projektarbetet
- Kommunen/regionen arbetar transnationellt, dvs. tillsammans med partners från andra länder. Minimikravet är vanligtvis 3 partners, men det kan skilja mellan olika program och projektformer.
- Inom ramarna för arbetet i projektet förekommer resor till partnerna för arbetsmöten och motsvarande.
- Noggrann redovisning, vilket innebär att samtliga partners måste avsätta tid och resurser för den ekonomiska redovisningen som skall ske i samklang med kommunens/regionens befintliga ekonomiska system och redovisningsprinciper. Det är att rekommendera att medlemmen även avsätter någon person att koordinera de kontinuerliga kontakterna inom partnerskapet samt svarar för aktivitetsrapporteringen. Vad som dessutom kan förstärka projektarbetet är att någon förtroendevald också ingår i den lokala projektgruppen.
Vi har här ovan försökt att beskriva, dels arbetet med ansökan och dels arbetet i själva projektarbetet. Detta är viktiga faktorer som West Sweden anser att man bör känna till när man vill gå vidare med sin projektidé till en ansökan. West Sweden har som uppgift att stödja och hjälpa medlemmarna igenom hela denna process. Allt ifrån att anpassa er idé till lämpligt program och att hitta lämpliga samarbetspartners till råd och stöd i projektarbetet.
